導入前は、外部の業者代行会社を利用していましたが、手配や進捗確認に時間がかかり、特に緊急時の対応に大きな課題を感じていたといいます。

五十嵐様
「急いで対応してほしい場面でも、翌日や翌々日になることが多く、営業に支障が出ることもありました。私たちが一時的に対応できる場合もありましたが、すべてをカバーすることはできず、強い課題意識がありました」

電話でのやりとりでは現場の状況が伝わりづらく、作業時に「担当者が不在でわからない」といったリスクが発生することもありました。そうした背景から、画像による共有の必要性を強く感じていたといいます。

原口様
「現場での緊急対応の遅れは、店舗スタッフやお客様の満足度にも直結する重大な問題です。スピード感をもって確実に対応できる体制を作ることが、社内的にも喫緊のテーマとなっていました」

カクヤスさまでは、施設管理を担当する本部スタッフは原口様・五十嵐様の2名体制。約200店舗を全て網羅するのは難しく、従来のように本部が一手に管理する方式では限界がありました。

原口様
「QナビORDER導入にあたっては、現場で直接業者に依頼できるように体制を切り替えました。店舗にタブレットを配布し、画像を添えて依頼を上げてもらうことで、本部も状況をすぐに把握できますし、やりとりの効率も上がりました」

導入初期には、操作に不慣れなスタッフもいたため、社内マニュアルの整備に加えて、YouTube形式の説明動画も配布。各店舗のマネージャーを通じて操作のフォローを行いました。

五十嵐様
「最初の1〜2件さえ経験すれば、みんなすぐに慣れます。今では、むしろ電話より簡単という声も増えてきましたね」

さらに、QナビORDERの導入は業者への依頼だけでなく、社内の連携強化にも寄与しています。依頼・進捗・報告がすべてシステム上で可視化されるため、本部・現場・マネージャー間での情報のズレが大幅に減少したといいます。

飲食店の多くは夜遅くまで営業しており、トラブルが起きる時間帯も夜間や休日に集中します。こうした状況に対応するため、カクヤスさまではエリアマネージャーが即時判断し、対応を進められる運用体制を整えました。

五十嵐様
「夜10時にトラブルが起きても、本部はすでに退勤している時間帯。そういった場面では、現場からエリアマネージャーに連絡が入り、その場でGOを出せるようにしています」

承認フローも柔軟に設計されており、緊急時には稟議なしで進行できるようにしつつ、高額案件については後日、本部が確認を行うという運用でスピードとガバナンスを両立しています。

原口様
「高額案件については業者とのやりとりも慎重になりますが、それ以外の内容であれば、まず止めないことを最優先にしています。店舗の営業を守るという目的のもと、判断基準を明確にして運用しています」

カクヤスさまの多くの店舗は、ビルの1階に入居しています。そこで課題となるのが、「この工事はビルオーナー側か、当社側か」という契約範囲の判定です。

五十嵐様
「以前は画像が残らず、セキュリティの関係で写真共有も難しかったため、現地に行って確認せざるを得ないことが多くありました。QナビORDERなら画像を見て判断できるので、無駄な移動や時間が省けています」

依頼内容はすべてログとして残るため、過去の類似案件を確認しながら判断することも可能になりました。これは属人化しがちな施設管理業務の“見える化”にもつながっています。

導入後、現場からは「対応がとにかく早い」という声が多く届いています。特に夏場の空調トラブルなどでは、QナビORDERを通じて複数の業者が即時に候補として上がってくるため、スムーズに作業日程が確定します。

原口様
「数時間後には業者が来てくれて、『もう来たの？』と現場から驚きの声が上がったこともあります。対応のスピードそのものが現場の安心感につながっています」

また、スピードだけでなく、運用全体の負担軽減も大きな導入メリットです。

五十嵐様
「直接契約の方が一見安いように思えても、調整や連絡の手間、稟議の時間を含めて考えれば、QナビORDERの方がトータルでは圧倒的に効率的です」

現在は依頼から報告までQナビORDER上で完結するため、業務の進捗確認や記録管理もスムーズになっています。従来のように電話・紙・Excelを併用していた頃に比べ、大きな業務効率の改善を実感しているそうです。

現在は首都圏を中心に運用されていますが、関西エリアにも導入を広げており、今後は全国の店舗でQナビORDERを標準インフラとして活用する構想が進んでいます。

原口様
「業者の選択肢が複数あることで、日程が合わずに止まってしまうリスクも減らせます。特に飲食業では“止まらないこと”が大事。だからこそ、この仕組みの価値は大きいです」

五十嵐様
「トラブルがゼロになることはありませんが、QナビORDERがあれば対応のスピードと質は間違いなく向上します。同じように少人数で多店舗を管理している企業には、ぜひおすすめしたい仕組みです」